Как все успевать: 10 советов по оптимизации времени

Оптимизировать рабочий день и не страдать от рутинных вопросов — главный принцип тайм-менеджмента. Как все успевать? Советы дают интернет-издания Slack, Рroduct Рlan и эксперт Лиан Уандерс.

Как распределить время, чтобы все успевать? Начинайте день с приятных дел, просыпайтесь раньше, планируйте дела на несколько дней вперед, расставляйте приоритеты, установите дедлайн, упростите важность задачи, уберите отвлекающие факторы, поощряйте себя, разложите все по полочкам, используйте время рационально, выделите время на отдых, избавьтесь от стресса, работайте в продуктивное время.

Начинайте утро с приятных стимулов

Установите для себя удобное время для утреннего подъема. Это не значит, что вставать надо ни свет ни заря. Учитывайте, когда начинается рабочий день, чтобы иметь в запасе 3 часа свободного времени. За это время успеете проснуться, позавтракать и выполнить мелкие бытовые задачи. Это создаст хорошее настроение и станет позитивным толчком для продуктивного дня.

Начинайте утро, сочетая приятное с полезным. Помедитируйте, сделайте пару асанов йоги, капнув предварительно в диффузор пару капель апельсинового или розмаринового масла, позавтракайте, сделайте записи в дневнике или послушайте музыку.

Планируйте дела заранее

Идеальным вариантом станет планирование дел на каждый день. Не бойтесь потратить 10–15 минут, чтобы составить список дел. Включайте в него только то, что действительно успеете сделать за день. Психолог Лиан Уандерс советует проверять свой календарь перед сном и первым делом, когда просыпаетесь. Всегда держите календарь под рукой и полюбите процесс планирования.

Как все успевать по дому? Составляя список дел на день, планируйте не больше 9 пунктов. Дела выстраивайте по мере их важности. Воспользуйтесь матрицей американского президента Эйзенхауэра, как рекомендует журнал Рroduct Рlan. Нарисуйте квадрат из четырех ячеек, на оси X которого помечены «Срочно» и «Не срочно», а по оси Y — «Важно» и «Не важно». Затем сгруппируйте дела из списка по квадратам.

Откажитесь от второстепенных дел, если в списке стоит задача, требующая много сил и времени. Поставьте ее на первое место и сосредоточьтесь на выполнении.

Установите дедлайн

Как все успевать женщине? Используйте правило двух минут. Правило предполагает решение мелких задач за 2 минуты без откладывания на потом. Отвечайте на телефонный звонок или письмо, вносите мелкие правки в проект, наводите порядок на рабочем столе, делайте правки за 2 минуты. Если дело занимает больше времени, подходите к его выполнению реалистично, учитывая форс-мажор и отдых.

У каждого человека одна и та же задача занимает разное количество времени. Все зависит от сноровки, навыков и сложности процесса. Например, в домашних делах у мамы все горит в руках, а дочка убирает в доме полдня.

Ешьте «слона» по кусочкам

Разбивайте крупные задачи на блоки. В ежедневном списке дел могут появиться задачи, требующие времени и определенных усилий для выполнения. Сразу разделите их на мелкие шаги, и сложное дело станет вполне решаемым.

Рабочий или домашний проект требует ответов на 5 вопросов: зачем, что, кто, когда и как. Важно понять цель проекта, его составляющие, для кого он делается, с кем разделить работу, когда он должен быть выполнен и какую пользу принесет. Четко сформулированная задача — это уже половина успеха. Определите, кто и какую роль в реализации проекта сыграет. Свяжитесь с участниками и выдайте задачи. Проконтролируйте выполнение и результат.

Уберите отвлекающие факторы

Интернет-портал Slack советует отслеживать, на что тратите свое время, чтобы определить факторы, которые мешают достичь поставленных целей.

Избавьтесь от всех отвлекающих факторов. Закройте все вкладки на компьютере, кроме тех, которые нужны. Включите на телефоне режим «Не беспокоить». Это нормально не отвечать сразу, когда вам кто-то пишет или звонит. Можно выделить специальное время на управление своими сообщениями, например, заниматься перепиской в соцсетях 30 минут утром и 15 минут после ужина.

Поощряйте себя

Создайте себе хорошее настроение и удовлетворите Эго, если вас не оценили окружающие. Если рутинные дела затягивают, поменяйте их местами в графике. Сделайте то, что точно получится и поднимет настроение. Затем вернитесь к нудным и неприятным занятиям. Уверенность в своих силах поможет преодолеть нерешаемые проблемы.

За каждую выполненную работу на протяжении дня поощряйте себя чашкой кофе, купите себе мороженое или прогуляйтесь по парку. Найдите время обдумать следующие задачи и поблагодарить самого себя за уже решенные вопросы. Правильная самооценка дает мотивацию для дальнейшей продуктивной деятельности.

Используйте время рационально

Многозадачность вредна, потому что наш мозг очень не любит отвлекаться. Даже один взгляд на уведомление в телефоне нарушает рабочее состояние, сбивает, и на восстановление уходит не менее 15 минут.

Желание все успеть приводит к попытке совместить одну задачу с другой. Например, слушать лекцию и одновременно делать финансовый отчет. В итоге лекция станет просто фоном, а отчет затянется на несколько часов. Это нерациональный расход временных ресурсов.

Научитесь говорить нет и сконцентрируйтесь на выполнении конкретной задачи, требующей внимания, сил и времени. Чтобы не заработать себе отрицательный имидж у коллег и родных, пообещайте свою помощь через некоторое время. Можете просто отвести в своем рабочем графике 1 час на решение неожиданных проблем.

Выделите время на отдых

Каждый день выделяйте время для приятных занятий и отдыха. Это поможет избавиться от ощущения границ, в которые вас загоняет ежедневный график. Найдите такое время, когда от вас вообще ничего не требуется. Используйте его для прогулки на свежем воздухе, общения с другом, похода в кино или просмотра интересной телепередачи.

Будьте внимательны к себе и тем, кого любите. Сохраняйте баланс между работой и личной жизнью. Не тратьте время отдыха на бесполезные и вредные занятия. Лучше включите в свой распорядок физические упражнения, прогулки, общение с приятными людьми. Это поможет снять усталость и напряжение.

Избавьтесь от стресса

Ежедневные дела не станут рутинными и не будут забирать последние силы, если делать их с удовольствием и азартом. Для этого нужно отказаться от всех раздражителей и научиться защищать себя от внешних факторов.

При правильном взгляде на текущие проблемы стрессовые ситуации вообще исчезнут из вашей жизни. Поменяйте квартиру, если добираться на работу слишком сложно. Пообщайтесь с работодателем и перейдите на удаленную работу. Качество выполненных задач и удовольствие от работы от этого только улучшится.

Блогер Сьюзан Салливан советует найти в себе силы и предпринять шаги, чтобы исправить ситуацию и одновременно снять с себя груз стресса. Секрет в том, чтобы решать проблемы постепенно: сначала внесите видимые изменения, которые придадут вам импульс, затем измените свою точку зрения, создайте систему, которая упростит задачу, и получите помощь от окружающих.

Работайте в продуктивное для вас время

Люди делятся на «сов» и «жаворонков», поэтому ранним утром продуктивно работать могут далеко не все. Определите, в какое время суток ваш мозг работает наиболее активно. Сделайте одну и ту же работу в утренние часы с 8.00 до 11.00, которые считаются самыми продуктивными. Затем перенесите задачу на вторую половину дня и сравните результаты.

Обсудите свою продуктивность с руководством. Составьте свой график работы так, чтобы быть максимально эффективным.

Планируйте свое время грамотно, тогда будете все успевать и останется время для себя и своей семьи. Составляйте планирование на каждый день, неделю, месяц и даже год. Тогда тайм-менеджмент будет успешным, а выполнение задач качественным.