Как писать объяснительную записку: содержание, структура и пример

В работе случаются нарушения дисциплины. Объяснительная записка — это официальный способ оповестить начальника о проступках или происшествиях. Как правильно ее оформить?

Что такое объяснительная записка и зачем она нужна

Как разъясняет специалист по трудовым вопросам Галина Дурановская, объяснительная записка используется в тех случаях, когда необходимо описать и объяснить какие-либо действия, факты или происшествия. В основе объяснительной, как правило, лежит элемент вины сотрудника.

Самый распространенный вид объяснительной записки — внутренняя. В ней сотрудник описывает свои поступки. В то же время есть и внешняя объяснительная записка. В ней руководитель, ответственный за действия подчиненных, описывает вышестоящему руководству их поведение.

Как правило, причина написания объяснительной записки — это факты или действия, за которые сотрудник может или должен понести ответственность. Поэтому издание Letters акцентирует внимание на важнейшем правиле, которого следует придерживаться при написании объяснительной: будьте правдивы, чтобы не оказаться в затруднительном положении. Так как есть факт совершенного проступка, максимальная честность и открытость, готовность направить свои действия на скорейшее исправление ситуации будут способствовать минимизации последствий для сотрудника.

Написание объяснения — это часть предусмотренного трудовым законодательством процесса привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности. Согласно п. 2 ст. 65 Трудового кодекса РК, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника объяснение в письменной форме на бумажном носителе, в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи, либо в электронном виде с обеспечением авторизации, идентификации работника.

Работник обязан подать объяснения в течение двух дней. Просрочка или отказ от дачи пояснений по факту дисциплинарного проступка оформляются актом, что только увеличивает вероятность получение взыскания.

Не следует путать объяснительную с докладной запиской. Докладная записка составляется инициативно сами сотрудником или по указанию руководителя. Она направлена на освещения разного рода производственных процессов и проблем с ними, в ней можно выразить несогласие с действиями других сотрудников или руководства.

В отличие от объяснительной записки, докладная не касается вопросов какого-то правонарушения со стороны заявителя. В докладной можете описывать, например, невозможность своевременного выполнения работы по причине простоя из-за поставки контрагентом сырья ненадлежащего качества.

Как правильно написать объяснительную

Как писать объяснительную записку? Сайт Indeed дает общие рекомендации по написанию объяснительной:

1. Выберите форму письма. Как правило, объяснительная пишется сотрудником от руки на листе или специальном бланке. Стиль зависит от формы общения в рабочей среде, субординационных или партнерских отношениях, но он должен быть максимально деловой.
2. Объясните ситуацию. Детально опишите ситуацию, обстоятельства и сопутствующие факторы. Выстраивайте структуру документа так, чтобы последовательно описать ответы на вопросы, что случилось, как это произошло, были ли способствующие факторы, какова текущая ситуация.
3. Возьмите на себя ответственность. Способность отвечать за свои действия демонстрирует что вы порядочный и ответственный специалист. Не перекладывайте ответственность на третьих лиц, это может быть воспринято негативно. Укажите, как планируете предотвратить повторение ситуации, предлагайте пути ее исправления.

Как писать объяснительную на работе? Используйте деловой стиль. Лаконично, но емко опишите суть произошедших событий, свою роль в них, степень ответственности, последствия, а также выполненные действия по уменьшению уровня негативных последствий. Хотя объяснительную пишут в свободной форме, желательно все же использовать привычную форму делового документа. Заполните «шапку» в углу (адресат и адресант), по центру озаглавьте тип документа, добавьте короткое описание-тезис, изложите кратко суть, проставьте дату и подпись.

***

Директору ТОО «Инженерия»

Садыкову Н. К.

Заведующего департаментом поставки

Искакова М. М.

Объяснительная записка

об опоздании на работу 30.05.2023 г.

Я, Искаков Муслим Муратович, прибыл на рабочее место в офис с опозданием на 1,5 часа в связи с проблемами с личным транспортом. Своевременно выехав из гаража на автомобиле, чтобы добраться до места работы, через 3 км я обнаружил, что одно колесо авто спущено.

Осознаю, что я должен был осмотреть ТС до начала движения. Возврат в гараж, замена спущенного колеса заняло время, поэтому я опоздал на работу. Впредь такое не повторится.

30.05.2023 г. / Подпись

***

Необходимость написать объяснительную может возникнуть не только на предприятии, но и в учебном заведении. Как писать объяснительную в школу? Объяснительную может писать ребенок, когда нужно объяснить совершения проступка, и родитель ребенка, чтобы, например, объяснить причину отсутствия ребенка в школе. Необходимо максимально придерживаться делового стиля.

***

Классному руководителю 5-А класа школы № 55

Ибрагимовой А. Е.

Болат Светланы Андреевны

Объяснительная записка

Моя дочь, Болат Надежда Алексеевна, отсутствовала на занятиях 11 мая 2023 года по причине посещения стоматолога.

12.05.2023 г. / Подпись

***

Соблюдение формы и стиля необходимы для выполнения требований деловодства. Своевременно поданная и аргументированная объяснительная поможет не только избежать взыскания или снизить его строгость, но и оперативно предотвратить негативные последствия, вызванные происшествиями или проступками.

Объяснительная записка составляется в случае происшествий или проступков. Заявитель несет ответственность за сложившуюся ситуацию. Поэтому максимальная честность, правдивость сыграют ему на руку.