Мотивационное письмо: когда нужно писать и как правильно составить

Мотивационное письмо пишут при устройстве на работу, при поступлении на образовательную программу. От того, как оно составлено, зависит карьера. Советы помогут написать такое письмо.

Что такое мотивационное письмо

Мотивационное письмо — это короткий документ, который подается при поступлении на образовательную программу или должность. В таком документе раскрывается стремление и причины, почему соискатель хочет получить определенное образование или занять такую-то должность. Мотивационное письмо прикладывается к основным документам — заявлению, анкете или резюме.

Ресурс Novo Resume указывает на 4 наиболее распространенные ситуации, в которых обязательно подается мотивационное письмо:

• При подаче заявления в вуз на получение образования (бакалавриат, магистратура, аспирантура).
• При подаче заявки на стажировку.
• При подаче заявки на участие в некоммерческой организации.
• При подаче заявки на волонтерство.

Не следует путать мотивационное письмо с сопроводительным. Хотя эти два документа подаются при поступлении куда-либо (на работу, в вуз), они выполняют разные функции. Задача сопроводительного письма — детально раскрыть отдельные моменты резюме, более широко продемонстрировать достижения соискателя и подчеркнуть, насколько хорошо он подходит на должность. Такое письмо содержит конкретные примеры успехов.

Мотивационное письмо может подаваться с резюме, а может быть и единственным документом. Только мотивационное письмо требуют часто в том случае, когда потенциальным кандидатам на позицию просто нечего будет написать. Например, это касается студентов и стажеров, у которых еще нет профессионального опыта. В такой ситуации человеком движет исключительно мотивация получить образование, выиграть конкурс, приобрести первый опыт. Именно с помощью письма и показывается такое стремление, а также наличие необходимых качеств.

Indeed подчеркивает, что мотивационное письмо не используется для сопровождения заявок на оплачиваемые должности, для этого пишут сопроводительное письмо. Результат, который ожидает получить соискатель и автор мотивационного письма — это образование, опыт, навыки или эмоции, но никак не деньги.

Требования к мотивационному письму

Ресурс Zety рекомендует использовать трехсоставную структуру мотивационного письма: введение, основная часть и заключение. Такая структура поможет сделать документ короче и расставить правильные акценты по тексту. Само письмо должно быть лаконичным и не превышать одной страницы текста, а лучше всего, если будет содержать всего несколько абзацев.

Введение — самая важная часть. Если введение не зацепило, письмо будет проигнорировано, как и надежды на получение должности или стипендии. Как начать мотивационное письмо? Zety советует включить во введение такую информацию:

• Актуальные контактные данные. Это должен быть телефон или электронная почта, которые всегда под рукой. Почта, которая проверяется раз в неделю, не подойдет.
• Обращение к контактному лицу. Обратитесь к рекрутеру или сотруднику приемной комиссии по имени или имени и отчеству, сделайте письмо персонифицированным.
• Желаемая должность или образовательная программа. В самом начале опишите, для получения чего пишете письмо (поступление на магистратуру, получение должности стажера-юриста, участие в волонтерской программе). В организации могут быть открыты десятки программ или вакансий, поэтому сообщите о нужной вам.
• Презентационное предложение. Заинтересуйте первым абзацем читающего так, чтобы он продолжил чтение.

Вторая часть — основной текст. В этом разделе необходимо раскрыть свою мотивацию, описать свои основные черты, которые подходят под желаемую вакансию или программу. Характеризуя себя, желательно указывать конкретные примеры. Для этой цели можно указать свои увлечения: например, не просто «усидчивая», а «занимаюсь вышивкой».

Два ключевых правила для этой части:

• не поднимайте градус желания получить должность до такой степени, чтобы письмо выглядело отчаянно;
• не лгите в тексте, чтобы что-то приукрасить.

В обоих случаях письмо не получит отклика.

Для заключительной части достаточно одного абзаца. Упомяните, почему, как считаете сами, вы отлично подошли бы компании или организации. Включите то, что хотели бы узнать или получить от вакансии, в первую очередь, какой опыт. Добавьте призыв к действию вроде готовности контактировать по телефону.

В отличие от сопроводительного письма на получение какой-либо должности, мотивационное письмо можно писать в более неформальном стиле. Пишите так, будто разговариваете с рекрутером, сидя в одной комнате с ним. Используйте только разговорную речь, но никаких жаргонизмов, сленга или сложных терминов.

Пример мотивационного письма, главные акценты

Как писать мотивационное письмо? Как указывает Indeed, написание хорошего мотивационного письма требует времени, поэтому убедитесь, что методично выполняете необходимые действия шаг за шагом. Чтобы мотивационное письмо вышло хорошим, его следует писать в несколько этапов:

1. Составьте короткий план.
2. Напишите введение.
3. Расширьте текст.
4. Напишите емкое завершение.
5. Откорректируйте текст.

Пример мотивационного письма

Арман Алиев, 18 лет

телефон +7(ХХХ) ХХХ ХХ ХХ

электронная почта: arman@gmail.com

Уважаемая Раиса Хасановна!

Рад был узнать, что в вашей благотворительной организации открылась вакансия волонтера по уходу за животными на передержке. Очень хочу стать частью команды, которая спасает дворовых и покинутых собак и котов.

Мои родители воспитали меня в духе любви к природе и животным. Еще в школе ходил в кружок натуралистов. У меня дома живут две счастливые собаки (джек-рассел-терьер и той-пудель). Хорошо разбираюсь в видах корма, умею вычесывать шерсть, делать уколы.

Я считаю, что мы с вами будем отличной командой, ведь нас объединяет большая любвь к животным. Уверен, что опыт, полученный в вашей организации, поможет улучшить мои навыки ухода за домашними питомцами. Готов пообщаться по телефону в течение этой недели по поводу вакансии.

С уважением, Арман.

Основные акценты

Как правильно написать мотивационное письмо в университет? Ресурс Ehef собрал пять ключевых советов для написания мотивационного письма в университет:

1. Всегда перефразируйте сложные фразы в простые, сокращайте предложения.
2. Письмо должно иметь непрерывную и логичную сквозную структуру.
3. Опирайтесь на свои чувства и фоновый опыт.
4. Письмо должно показать вашу уникальность и осведомленность.
5. Опишите, что заинтересовало в программе или организации, почему ваши навыки и опыт ей подходят, как она поможет в достижении личных целей.

Соблюдение всех вышеперечисленных моментов значительно повышает шанс на то, что заявка на получение стипендии, грант или поступление на специальность будет одобрена. Также мотивационное письмо помогает создать положительный образ человека еще до того, как его увидит коллектив.

Мотивационное письмо выручает в ситуации, когда нет опыта. С его помощью можно показать руководству компании или рекрутерам свою нацеленность на вакансию. Мотивационные письма широко применяются в академической среде при поступлении или заявке на стипендию.