Планируй как президент: о простых и эффективных методах тайм-менеджмента рассказывает бизнес-тренер

Как распределить время, чтобы все успевать и не чувствовать себя как белка в колесе? Бизнес-тренер Михаил Корецкий советует при планировании дня использовать простые инструменты тайм-менеджмента.

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

Данный текст создан автоматически при помощи ИИ и не проходил проверку редактора, поэтому может содержать фактологические или грамматические ошибки. Подробности в публикации

• Бизнес-тренер Михаил Корецкий рассказывает о простых методах тайм-менеджмента для эффективного планирования дня.
• Описывается "Матрица Эйзенхауэра", разделяющая задачи на четыре категории по важности и срочности, что помогает правильно расставлять приоритеты.
• Представлен метод "АБВГД", позволяющий систематизировать задачи по степени важности и срочности с помощью буквенно-цифровых кодов.

В предыдущей публикации я рассказывал, зачем нужен тайм-менеджмент в повседневной жизни и как с его помощью сделать свою жизнь более комфортной и радостной. Сегодня я расскажу о нескольких простых методиках, которые можно применять для того, чтобы систематизировать свои ежедневные задачи и выполнять их с легкостью.

Как систематизировать список дел?

Итак, мы стали записывать свои задачи, распределять их по дням: что-то записали на вечер в будни, а что-то — на выходные. Что же теперь делать с этими списками?

Для начала давайте разделим список дел на «жесткие» и «мягкие»:

• «Жесткие» дела — это любые задачи, привязанные к определенному времени: встретить родителей на вокзале в 15:45, посетить родительское собрание в школе в 19:00, отвезти ребенка на секцию к 14:00 и т. п.
• «Мягкие» дела — это задачи, которые нужно выполнить, но ко времени они не привязаны: погладить ребенку рубашку, помыть окна, разобрать вещи и т. п.

С «жесткими» делами все понятно: они записываются на определенное время. А вот в каком порядке выполнять «мягкие»?  В тайм-менеджменте есть много инструментов для продуктивной работы, с некоторыми из них я вас познакомлю.

Инструмент «Матрица Эйзенхауэра»

Уж не знаю, правда или нет, но авторство этого метода приписывают американскому президенту Дуайту Эйзенхауэру. Суть сводится к тому, что все дела из вашего списка распределяются по четырем квадратам.

Квадрат A: «Важное и срочное»

Его еще называют квадратом кризисов. Это очень важные задачи, которые не были в свое время запланированы и вышли из-под контроля либо возникли внезапно. Эти задачи требуют немедленного внимания и действий, поскольку несвоевременное выполнение может стать причиной негативных событий. Например, истекает срок подачи декларации о доходах и необходимо оперативно ее заполнить и сдать. 

Большое количество таких задач может привести к стрессу и эмоциональному выгоранию. Поэтому старайтесь в квадрате «Важное и срочное» оставлять как можно меньше дел. В идеале он должен быть пустым.

Квадрат B: «Важное и несрочное»

В тайм-менеджменте его еще называют стратегическим квадратом. Задачи этого блока очень важные, но для их решения есть время. Например, если бы мы запланировали сдачу декларации, то ее не надо было бы заполнять экстренно, под угрозой штрафов.

Делам из этого квадрата нужно уделять максимум внимания и времени, так как они могут в любой момент перейти в блок А, то есть стать срочными.

Квадрат С: «Неважное, но срочное»

Квадрат иллюзий или суеты — задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на достижение больших целей. Важно понимать, что время, которое мы тратим на эти дела, мы отнимаем у наших целей. Например, мы могли бы заниматься саморазвитием, но должны поставить лайки под постами друзей в соцсетях.

Этим делам нужно уделять минимум внимания и времени. Их можно делегировать,  автоматизировать (настроить автоплатеж или автоответы), оптимизировать (выполнять вместе с другими более важными задачами). Попробуйте, например, уделять внимание соцсетям, пока ждете ребенка с секции.

Со срочными и неважными делами есть одна большая проблема. Срочные дела мы чаще всего  воспринимаем как важные, поэтому можем путать задачи из блока А с задачами из блока С. Мы решаем неважные задачи, и у нас возникает иллюзия, что мы сделали много срочных дел. Но это никак не приблизило нас к цели и отвлекло от по-настоящему важных дел.

Поэтому, видя срочную задачу, задайте себе вопросы: «А на что решение этой задачи повлияет?», «Как оно приблизит меня к моим целям?», «Действительно ли это важно для меня?». 

Квадрат D: «Неважные и несрочные»

Это «убийцы времени», «хронофаги» — малозначительные и необязательные задачи. Они почти никак не влияют на наши ценности или цели и не требуют незамедлительных действий. Это самые легкие и приятные дела в списке. Именно из-за этого многие тратят на них свои самые продуктивные часы и энергию.

За этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Желательно, чтобы этот квадрат оставался пустым. 

Может создаться иллюзия, что когда вы устанете, можно провести часок–другой за этими милыми, но бесполезными делами — побродить по страничкам друзей в соцсетях, посмотреть рилсы. Но не заблуждайтесь, отдыхом это не назовешь: мозг тратит достаточно много сил и энергии. Запланируйте лучше качественный отдых в квадрате В.

Правила работы с матрицей Эйзенхауэра:

1. Распределив задачи по четырем квадратам, приступайте к их реализации в четком порядке от А до D. Последний квадрат и вовсе можно игнорировать.   
2. Пока не выполнили задачи предыдущего блока, к следующему не приступайте.
3. Всегда помните, что дела из блока В (важное и несрочное) могут стать срочными и перейти в блок А. 

Я рекомендую уделять внимание матрице каждый день. Если вы записывали дела, то распределение по квадратам займет максимум 15 минут, и у вас на руках уже будет четкая картина дня.

На тренингах мне часто задают вопрос «Отправить поздравление с днем рождения знакомому — это какой блок?». Все зависит от степени ваших отношений. Если это близкий друг, коллега  или человек, которого очень важно не забыть поздравить, то, безусловно, это блок А. А если это случайный знакомый, с которым вас связывает лишь то, что вы в одно время тренажерный зал посещаете, то лучше занести его в блок С. Это, конечно, срочное дело (через неделю поздравлять будет уже неактуально), но неважное (возможно, ему будет приятно получить ваше поздравление, но если вы его не отправите, он может этого и не заметить).

Метод АБВГД

Очень простой и изящный инструмент расстановки приоритетов и очередности выполнения задач. Сводится он к тому, что, составив список дел на день, мы присваиваем ему буквенно-цифровой код.

• «А» — дело не требует отлагательств. Его надо выполнить сегодня обязательно. Если посмотреть на «матрицу Эйзенхауэра» — это задачи блока А. Этих дел не должно быть много. Очень хорошо, если их количество не превышает 2–3 в день. Например, вам надо сходить купить продукты, так как завтра неожиданно нагрянут гости.
• «Б» — для выполнения этой группы дел у нас есть 2–3 дня (блок В матрицы). Например, для подготовки к корпоративу, который будет послезавтра, вам надо сходить в парикмахерскую и на маникюр.
• «В» — эти дела нужно сделать, но в отдаленный срок, ориентировочно в течение недели. Например, вам позвонила далекая пожилая родственница и сказала, что очень хочет вас увидеть.
• «Г» — эти дела можно выполнять, если останется свободное время. Если вы их не сделаете или перенесете на другой срок, ничего в жизни не поменяется. Например, знакомый прислал вам свою статью на тему, в которой вы ничего не понимаете, но, чтобы сделать ему приятное, можно ее прочитать в свободное время.
• «Д» — эти задачи мы либо делегируем, либо отказываемся от них. Например, мама попросила вас купить ей семена цветов для ее участка. Отказывать не хорошо, но вместо того, чтобы ехать в магазин, вы можете заказать доставку курьером и оставить это время для себя.

Итак, мы распределили задачи, порядок их выполнения определен, и под буквой «Б» оказалось несколько задач. Вам нужно сходить на маникюр (в порядке живой очереди, ведь если мы записались заблаговременно, задача была бы «жесткой», привязанной ко времени), сводить ребенка к стоматологу и встретиться с подругой. 

Тут нам на помощь приходят цифры. Мы расставляем внутри категории нумерацию по приоритетам:

• Б2 — сходить на маникюр;
• Б1 — сводить ребенка к стоматологу;
• Б3 – встретиться с подругой, заехав к ней домой в любое время.

При работе с этим инструментом есть два правила. Нужно строго соблюдать порядок выполнения и не приступать к задаче, пока не выполнена предыдущая.

Мы с вами познакомились с возможностями применения принципов и методик тайм-менеджмента в личной жизни и в быту. Разумеется, их количество не ограничивается описанными. Но эти, как мне кажется, наиболее подходящие, простые и практичные. 

Начните пользоваться этими или другими методами. Если увидите, что ваше время становится более управляемым, его становится как будто бы больше, и все больше и больше дел успеваете сделать, значит все делаете правильно. Если у вас возникнут вопросы или комментарии по этой теме, задавайте их, я обязательно отвечу.